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KI-Rezeption: was sie ist, wie sie Anfragen rund um die Uhr annimmt und wie Sie die richtige wählen
Kurz gesagt
Eine KI-Rezeption ist ein Assistent, der Kunden antwortet, wenn im Unternehmen niemand kann: Sie beantwortet häufige Fragen, nimmt Termin- oder Beratungsanfragen auf und gibt dringende Fälle an einen Menschen weiter. Sie arbeitet im Chat (Website, WhatsApp, Telegram, Instagram) oder am Telefon; Hybrid-Dienste ergänzen echte Mitarbeitende. Bei Veilvex beginnt eine Chat-Rezeption bei $350 als Szenario-Bot und bei $600 als KI-Assistent.
Kunden schreiben und rufen an, wann es ihnen passt, oft nachts und am Wochenende, und viele fragen gleich bei mehreren Unternehmen an. Eine KI-Rezeption deckt diese Zeiten ab: Sie antwortet in Sekunden, stellt Ihre Aufnahmefragen und übergibt Ihrem Team eine fertige Anfrage. Hier stehen die drei Arten, wofür jede passt, welche Grenzen sie in sensiblen Branchen braucht und was Sie vor dem Auftrag fragen sollten.
Passende Leistung KI-Automatisierung & Bots — ab $350
Zahlen und Quellen
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0 von 7
Kanzleien in der Stichprobe verlinken WhatsApp oder Telegram, bei Zahnkliniken 22 von 23
Quelle: Veilvex-Studie: 178 Websites kleiner Unternehmen (Oktober 2026)
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1 von 7
Familienrechtskanzleien zeigt überhaupt einen Preis oder einen Link zu Preisen
Quelle: Veilvex-Studie: 178 Websites kleiner Unternehmen (Oktober 2026)
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2. Aug. 2026
gilt die Regel der KI-Verordnung: Menschen müssen erfahren, dass sie mit einem KI-System interagieren (Art. 50)
Quelle: Verordnung (EU) 2024/1689
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Juli 2024
ABA Formal Opinion 512: US-Anwälte, die generative KI nutzen, müssen die Vertraulichkeit wahren und die Antworten des Tools überwachen
In diesem Artikel08
01Was eine KI-Rezeption ist
Kurze Antwort: Eine KI-Rezeption ist Software, die außerhalb der Öffnungszeiten oder wenn das Team beschäftigt ist, den ersten Teil der Empfangsarbeit übernimmt. Sie begrüßt, beantwortet die von Ihnen freigegebenen Fragen, erfasst die Daten der Anfrage und leitet sie weiter. Alles, was eine fachliche Entscheidung braucht, geht an einen Menschen.
- Beantwortet häufige Fragen: Öffnungszeiten, Leistungen, Preise aus Ihrer Liste, wie der erste Termin oder die Erstberatung abläuft.
- Erfasst eine Anfrage: Name, Kontakt, Leistung oder Anliegen, Wunschtermin.
- Bucht oder fragt einen Termin an in Ihrem Kalender oder bei der diensthabenden Person.
- Markiert dringende Fälle und nennt dem Kunden sofort den nächsten Schritt.
- Sagt, dass sie ein Assistent ist, und übergibt auf Wunsch an einen Menschen.
02Chat, Telefon oder Hybrid: drei Arten
| Art | Wie sie arbeitet | Passt für | Vorher prüfen |
|---|---|---|---|
| Chat-Rezeption | Antwortet schriftlich auf der Website, in WhatsApp, Telegram oder Instagram, erfasst Daten, bucht oder leitet weiter | Kunden, die zuerst schreiben; mehrere Sprachen; Anfragen, die ins CRM sollen | Braucht Ihre freigegebenen Antworten; Anrufe bleiben bei Ihnen |
| KI-Telefonassistent | Nimmt Anrufe mit synthetischer Stimme an, notiert eine Nachricht oder bucht einen Termin | Unternehmen, bei denen die meisten Erstkontakte Anrufe sind | Meist Abrechnung nach Minuten oder Tarif; Akzente, Lärm und Notfälle testen |
| Hybrid-Dienst | KI übernimmt Routinekontakte, echte Mitarbeitende die sensiblen | Sensible Erstkontakte: Unfälle, Familiensachen, Medizin | Fragen Sie, wie abgerechnet wird, wer die Mitarbeitenden sind und was sie sagen dürfen |
Veilvex baut Chat-Rezeptionen. Rufen Ihre Kunden meist an, setzen Sie einen Messenger-Link auf die Website und in die Mailbox-Ansage: So kann ein verpasster Anruf im Chat weitergehen.
03Wenn die Rezeption in Telegram arbeitet: Regeln der Plattform
Kurze Antwort: In Telegram ist eine Chat-Rezeption ein Bot, und die Telegram Bot API selbst ist kostenlos. Einige Regeln der Plattform bestimmen das Szenario, prüfen Sie sie deshalb vor dem Auftrag.
| Regel | Was das für Sie bedeutet |
|---|---|
| Ein Bot kann kein Gespräch beginnen | Der Kunde muss den Bot zuerst öffnen: über einen t.me-Link, einen QR-Code oder die Suche. Setzen Sie den Link auf Ihre Website, in Ihre Profile und in Terminbestätigungen. |
| Limits für Massennachrichten | Laut Bot-FAQ von Telegram kann ein Bot ohne kostenpflichtige Broadcasts nicht mehr als etwa 30 Nachrichten pro Sekunde senden; schicken Sie Erinnerungen nur an Menschen, die sie erwarten. |
| Zahlungen | Physische Waren und Dienstleistungen werden über einen von mehr als 20 externen Anbietern bezahlt, Telegram nimmt keine Provision; digitale Waren und Dienste nur in Telegram Stars. |
| Eigenes Konto | Mit Telegram Business, das Premium-Abonnenten nutzen können, verbinden Sie einen Bot mit Ihrem Business-Konto, damit er Chats in Ihrem Namen beantwortet. |
Die Regeln von Telegram ändern sich: Prüfen Sie vor dem Start die Bot-FAQ und die Seite zu Zahlungen. Wie sich WhatsApp und Telegram bei Einrichtung und Plattformgebühren unterscheiden: Chatbot erstellen lassen.
04Was sie in verschiedenen Branchen tun sollte
| Branche | Typische erste Nachricht | Was sie erfasst | An einen Menschen, wenn |
|---|---|---|---|
| Kanzlei | „Übernehmen Sie meinen Fall?“ | Rechtsgebiet, Ort, wichtige Daten, Name der Gegenseite für die Kollisionsprüfung | Der Kunde nach Erfolgsaussichten oder Fristen fragt oder jemand in Haft ist |
| Zahnarztpraxis | „Haben Sie morgen einen Termin frei?“ | Behandlung, neuer oder bestehender Patient, Wunschzeit | Schmerzen, Schwellung, Blutung oder ein Unfall |
| Beauty-Salon | „Geht am Samstag eine Maniküre?“ | Leistung, Mitarbeiterin oder Mitarbeiter, Wunschzeit | Hautreaktion oder Beschwerde nach einer Behandlung |
| Installateur oder Elektriker | „Kann heute noch jemand kommen?“ | Adresse, Problem, Foto, Dringlichkeit | Wasserschaden, Gasgeruch oder Stromausfall |
| Tierarztpraxis | „Mein Hund hat etwas gefressen, was tun?“ | Tierart, Symptome, seit wann | Jeder Notfall: sofort die Notfallnummer nennen |
In unserer Studie zu 178 Websites kleiner Unternehmen verlinkte keine der 7 Kanzleien und keine der 7 Tierarztpraxen einen Messenger: Wer lieber schreibt, findet dort keinen schnellen Kanal. Branchenseiten: Zahnarztpraxen, Beauty-Salons.
05Was eine KI-Rezeption nie tun darf
- Rechtliche, medizinische oder tierärztliche Beratung geben oder Erfolgsaussichten einschätzen.
- Fristen wie Verjährungsfristen schätzen oder Preise nennen, die nicht in Ihrer Liste stehen.
- Ein Ergebnis oder einen Termin versprechen, den niemand bestätigt hat.
- Verschweigen, dass sie eine KI ist: In der EU verlangt das ab dem 2. August 2026 Artikel 50 der KI-Verordnung.
- Im Chat vertrauliche Dokumente anfordern oder mehr Daten erfassen, als die Anfrage braucht.
Für Kanzleien ist der Hinweis üblich, dass ein Mandat erst mit schriftlicher Bestätigung der Kanzlei zustande kommt. In der EU gilt für jeden Chat die DSGVO. Details klären Sie mit Ihrer Rechtsberatung.
06KI-Rezeption auswählen: 6 Fragen an den Anbieter
- Welche Kanäle deckt sie ab, und wohin geht jede Anfrage: CRM, Kalender, E-Mail?
- Kann ich alle Antworten sehen und selbst ändern?
- Was passiert mit einem dringenden Fall um 3 Uhr nachts?
- Wie sagt sie, dass sie eine KI ist, und wann genau übergibt sie an einen Menschen?
- Wo werden die Daten gespeichert, und unterschreiben Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)?
- Was kostet die Einrichtung einmalig, und was zahle ich jeden Monat für Nachrichten, das KI-Modell oder Minuten?
KI-Rezeption für eine Kanzlei: was Sie prüfen sollten
Die eine beste KI-Rezeption für Kanzleien gibt es nicht, und viele Bestenlisten veröffentlichen die Anbieter selbst. Vergleichen Sie jede Option nach denselben sechs Punkten.
| Was prüfen | Warum es für eine Kanzlei wichtig ist | Frage an den Anbieter |
|---|---|---|
| Offenlegung | In der EU verlangt Art. 50 der KI-Verordnung ab dem 2. August 2026, Menschen mitzuteilen, dass sie mit einem KI-System sprechen; überall vermeidet es den Eindruck, ein Anwalt antworte | Welche erste Nachricht sieht der Mandant? |
| Keine Rechtsberatung | Eine Antwort zur Sache kann wie Beratung wirken und Erwartungen wecken, die die Kanzlei nicht übernommen hat | Was antwortet der Bot auf „Habe ich Chancen?“ |
| Daten für die Kollisionsprüfung | Vor der Mandatsannahme prüft die Kanzlei die Gegenseite | Welche Namen und Daten werden erfasst und wohin gehen sie? |
| Vertraulichkeit | Die anwaltliche Verschwiegenheit gilt auch für Anfragen; in der EU gilt zusätzlich die DSGVO mit einem Auftragsverarbeitungsvertrag (Art. 28). In den USA schützt ABA Model Rule 1.18 Angaben von Mandatsinteressenten, ABA Formal Opinion 512 (29. Juli 2024) verlangt, zu verstehen, wie ein KI-Dienst Mandantendaten speichert und nutzt | Wo und wie lange werden Chats gespeichert, und werden sie zum Training von Modellen genutzt? |
| Dringende Fälle | Eine Festnahme, ein Gerichtstermin morgen oder eine ablaufende Frist können nicht bis Montag warten | Wie markiert der Bot dringende Fälle und wer wird benachrichtigt? |
| Telefon oder Chat, Anbindungen | Telefondienste nehmen Anrufe an; ein Chat-Assistent arbeitet auf der Website, in WhatsApp und Telegram. Anfragen sollten per E-Mail oder in Ihrer Kanzleisoftware (zum Beispiel Clio oder MyCase) ankommen, wenn sie Anbindungen erlaubt | Welche Kanäle, und wo kommt die Anfrage an? |
Die Regeln unterscheiden sich je nach Land, deshalb gibt ein Anwalt der Kanzlei die Texte vor dem Start frei. Was ein Chat-Assistent für die Mandatsanfrage umfasst, steht auf der Seite zur Automatisierung.
07Was eine KI-Rezeption kostet
| Variante | Einmalig | Monatlich |
|---|---|---|
| Chat-Rezeption: Szenario-Bot | Bei Veilvex ab $350 | Plattformgebühren (WhatsApp-Nachrichten berechnet Meta, die Telegram Bot API ist kostenlos) und Hosting |
| Chat-Rezeption: KI-Assistent | Bei Veilvex ab $600 | Dasselbe plus die API des KI-Modells, abhängig von der Zahl der Gespräche |
| Telefon- oder Hybrid-Dienst | Einrichtung meist im Abo enthalten | Tarif oder Minutenpreis; beim Anbieter prüfen |
Kosten und Kanäle von Chatbots im Detail: Chatbot erstellen lassen. Einen Preis für Ihren Fall erfahren Sie unter KI-Bots und Automatisierung oder schreiben Sie uns.
08Häufige Fragen
Was ist eine KI-Rezeption?
Ein Assistent, der Kunden antwortet, wenn das Team nicht kann: Er beantwortet freigegebene Fragen, nimmt eine Termin- oder Beratungsanfrage auf und gibt dringende Fälle an einen Menschen weiter. Er arbeitet im Chat oder am Telefon.
Welche KI-Rezeption ist die beste für eine Anwaltskanzlei?
Das hängt davon ab, ob Mandanten eher anrufen oder schreiben, und von Ihrem Berufsrecht. Viele Rankings veröffentlichen die Anbieter selbst, vergleichen Sie daher nach denselben Punkten: Er sagt, dass er ein Bot ist, gibt keine Rechtsberatung, erfasst Namen für die Kollisionsprüfung, erklärt, wo Chats gespeichert werden, gibt dringende Fälle an einen Menschen weiter und schickt Anfragen per E-Mail oder in Ihre Kanzleisoftware. Ein Chat-Assistent für die Mandatsanfrage kostet bei Veilvex ab $350 (Bot) und ab $600 (KI-Assistent); schreiben Sie uns.
Kann eine KI-Rezeption Anrufe annehmen?
KI-Telefonassistenten können das, meist gegen Minutenpreis oder Tarif. Eine Chat-Rezeption arbeitet schriftlich: auf der Website, in WhatsApp, Telegram und Instagram. Viele nutzen den Chat und setzen einen Messenger-Link in die Mailbox-Ansage, damit verpasste Anrufe im Chat weitergehen.
Ist eine KI-Rezeption für die Zahnarztpraxis DSGVO-konform?
Nur wenn das Setup es ist. Gesundheitsdaten sind nach Art. 9 DSGVO besonders geschützt: Schließen Sie mit dem Anbieter einen Auftragsverarbeitungsvertrag, prüfen Sie, wo Chat-Plattform, KI-API und Hosting die Daten verarbeiten, beschränken Sie den Chat auf Termindaten ohne Krankengeschichte und legen Sie fest, wie lange Chats gespeichert werden. In den USA braucht es dafür ein Business Associate Agreement nach HIPAA. Mehr: KI-Rezeption für Zahnarztpraxen.
Kann eine KI-Rezeption für Installateure nachts Notfälle annehmen?
Sie nimmt die Anfrage zu jeder Uhrzeit an, mit Adresse, Problem, Foto und Dringlichkeit, und alarmiert sofort den Bereitschaftsdienst per Nachricht. Dem Kunden erklärt sie, wie er das Wasser abdreht, und bei Gasgeruch, dass er das Gebäude verlassen und den Gas-Notruf anrufen soll. Ob nachts jemand kommt, entscheidet Ihr Team. Bei Veilvex kostet eine Chat-Rezeption ab $350; schreiben Sie uns.
Was kostet eine KI-Rezeption?
Bei Veilvex kostet eine Chat-Rezeption ab $350 als Szenario-Bot und ab $600 als KI-Assistent, einmalig. Monatlich kommen Nachrichtengebühren der Plattformen, Hosting und beim KI-Assistenten die API des KI-Modells dazu. Telefon- und Hybrid-Dienste laufen meist im Abo.
Sollen wir das für Sie übernehmen?
Erzählen Sie uns von der Aufgabe: Nach einem 15-minütigen Briefing nennen wir Plan, Zeitrahmen und Preis.